Gouvernance

L’Assemblée Générale des Actionnaires

L’Assemblée Générale, régulièrement constituée, représente l’universalité des actionnaires. Elle a les pouvoirs les plus étendus pour faire ou ratifier tous les actes qui intéressent la Société. Ses décisions sont obligatoires pour tous, même pour les absents, incapables ou dissidents. L’Assemblée des actionnaires délibère dans les conditions fixées par l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif aux sociétés commerciales et groupement d’intérêts économiques. Les décisions collectives des actionnaires sont prises en Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires, selon la nature des décisions à prendre.

Le Conseil d’Administration

La Société est administrée par un Conseil d’Administration composé de cinq (5) membres au moins, actionnaires ou non, désignés par l’Assemblée Générale des actionnaires.

Le Conseil d’Administration détermine les orientations de l’activité de la Société et veille à leur mise en œuvre. Sous réserve des pouvoirs expressément attribués aux Assemblées Générales d’actionnaires et dans la limite de l’objet social, il se saisit de toute question intéressant la bonne marche de la Société et règle par ses délibérations les affaires qui la concernent.
Il est chargé de mettre en application les décisions de l’Assemblée Générale et de veiller à une bonne utilisation des ressources. Il se réunit au moins une fois par trimestre.
Les principales attributions ci-après du Conseil d’Administration illustrent les objectifs généraux de la gouvernance :

  • Déterminer et faire respecter la mission et le but de l’IMF sur le plan social ;
  • Concevoir et approuver l’orientation stratégique (avec la direction) ;
  • Surveiller l’atteinte des buts stratégiques;
  • Favoriser une planification institutionnelle efficace, dont la planification de la succession;
  • S’assurer que l’entreprise gère les risques avec efficacité ; assumer la responsabilité fiduciaire;
  • Superviser les résultats accomplis par les responsables, dont la sélection, l’appui, l’évaluation et la rémunération du Directeur Général (DG);
  • Veiller à l’affectation de ressources adéquates pour réaliser la mission institutionnelle, dont une contribution à la levée de fonds propres et de dettes ;
  • Représenter l’entreprise auprès de la collectivité et du public ;
  • S’assurer que l’organisation Assume ses responsabilités vis-à-vis du grand public;
  • S’assurer que l’organisation change pour répondre aux nouvelles conjonctures ; durant des Passages difficiles en particulier, assumer temporairement les fonctions de direction.

Les membres du Conseil d’Administration sont nommés par les actionnaires au moment de la création de la société conformément aux instructions de la Banque Centrale du Congo.

La composition et la structure du Conseil d’Administration peuvent changer avec l’arrivée de nouveaux investisseurs ou lorsque l’entreprise change de forme juridique.

Le Conseil d’Administration est composé de cinq membres en vue d’effectuer leurs travaux avec efficacité, veiller à la continuité des activités et garantir la présence du quorum lors des réunions. Les critères de nomination et les modalités de réunion et de rémunération sont fixés dans les statuts et les règlements d’Ordre intérieur. Les cinq membres devraient inclure les personnes ayant une expérience de la banque, des  finances d’entreprise ou de la microfinance.
La gestion quotidienne de la Société est confiée  à un Directeur Général, personne physique, nommé parmi ou en dehors des membres du Conseil d’Administration. Son mandat est de cinq (5) années renouvelables. Elle a pour mission d’utiliser de manière efficiente les ressources mises à sa disposition pour atteindre les objectifs fixés par le Conseil d’Administration.

Le Service d’Audit

Le service d’audit de L’IMF PROCFIN SA  exerce notamment les missions suivantes :

  • Il assiste le Conseil d’Administration dans son rôle d’établissement des comptes et du rapport de gestion ;
  • Il examine les comptes annuels, semestriels et trimestriels, sociaux et consolidés, ainsi que les projets de budget, de L’IMF PROCFIN SA au moins une semaine avant qu’ils ne soient présentés au Conseil d’Administration, ainsi que les documents financiers sociaux diffusés à l’occasion de l’arrêté des comptes ;
  • Il émet un avis sur les opérations financières réalisées par la société ; il veille sur le contrôle interne et les normes comptables dans les opérations réalisées par les différents services de la société. Celui-ci est communiqué aux membres du Comité d’Audit et aux autres administrateurs de la société.
Les commissaires aux comptes

Le contrôle des comptes de la Société est effectué par un ou plusieurs commissaires aux comptes personnes physiques ou morales désigné par l’Assemblée Générale des actionnaires parmi ceux agréés par la Banque centrale du Congo. La mission des commissaires aux comptes consiste à:

  • certifier la régularité et la sincérité des états financiers en confirmant que les comptes de fin d’exercice donnent une image fidèle des opérations de l’exercice comptable, de la situation financière et du patrimoine réel de la société;
  • s’assurer du respect des principes comptables et établir un rapport détaillé dans lequel sont consignées ses appréciations sur l’organisation de la société et ses dispositifs d’identification, de mesure, de surveillance et de contrôle des risques;
  • ses appréciations sur l’adéquation et l’efficience du système de contrôle interne de la société, eu égard à sa taille, à la nature des activités exercées et aux risques encourus;
  • les observations sur les anomalies relevées au cours de ses investigations dans les différents domaines notamment:
  • du système de contrôle interne;
  • du respect des normes prudentielles de gestion;
  • des principes comptables et prudentiels;
  • les réserves ou le refus de certification.
Le Comité d’Audit

Est une émanation du Conseil d’Administration, créé pour l’assister dans l’exercice de ses missions notamment l’évaluation de la qualité du contrôle interne et l’appréciation de la cohérence des systèmes d’identification, de mesure, de surveillance et de maîtrise des risques. Le comité d’audit assiste le conseil d’administration et a  notamment pour tâches de:

  • veiller au bon fonctionnement de l’audit interne;
  • examiner les rapports d’audit réalisés par l’audit interne;
  • vérifier la fiabilité et l’exactitude des informations financières destinées à l’organe délibérant et aux tiers;
  • évaluer la pertinence des mesures correctives prises ou proposées pour combler les lacunes ou insuffisances décelées dans le système de contrôle interne;
  • ordonner la réalisation de tout audit au service de l’audit interne;
  • recommander le choix des commissaires aux comptes et auditeurs externes de la Société et superviser leurs relations avec l’entreprise;
  • être informé de toute modification des procédures;
  • effectuer toute recommandation dans l’exercice de sa mission;
  • rendre compte au Conseil d’administration.
Le Comité de Crédit

C’est un organe collégial qui prend la décision d’octroyer un prêt au client dont le dossier est suffisamment bien examiné, Il regroupe le Directeur Commercial et des opérations, le Directeur Administratif et financier et tous leurs collaborateurs. Il se réunit une fois par semaine, et il peut faire appel au chef d’agence ou à l’agent de crédit pour obtenir certaines précisions avant de prendre la décision.